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浅谈克服组织沟通障碍 |
发布者:bluesky 发布时间:2015-6-30 10:47:32 阅读:4692次 字体大小: 大 中 小 |
来源:编辑部 第五十七期《宝利特》期刊 企业论坛 沟通,在我们的生活中广泛地存在并发挥着至关重要的作用,无论是寻常的交谈,还是正规的面试,它都直接或间接的影响到我们在他人心目中的形象,也影响到整个活动预期的结果,所以我们必须重视沟通所有的环节,特别是沟通中的噪声问题,因为它会严重干扰到信息的传递。同样,一个群体要实现高效率的运作,也必须对沟通中的各种障碍有充分的认识,才能找到解决这些问题办法,使组织实现顺畅的沟通。 一、组织常见的沟通障碍 1.信息过滤 过滤是指在信息的传递过程中,由于人为故意的操纵,而造成信息的接受者解码的信息与发出者所编码的信息不一致,产生信息过滤的原因是多方面的。就信息上行而言,员工在向上传递信息的时候会自觉的过滤信息,一方面是由于主观原因,员工不愿意让主管了解真实的情况,而人为的将重要信息隐瞒,只报告自己想要传达的信息;另一方面,员工在向上级报告的过程中会根据自己对于情况的理解进行加工,把个人感兴趣的和自己认为重要的向上传递。再有,客观上讲,由于信息泛滥,员工不可能把所有的信息都直接向上报告,那样只会自讨没趣,必须进行适当的过滤,员工在信息过滤的过程中,还会受到组织文化和沟通方式的影响,表现出不同的过滤程度。 信息在下行的过程中也会发生过滤,原因很简单,信息是种权力,根据组织行为学的观点,凡是群体中能够让其他人羡慕的东西,都能给个体带来非正式的地位,掌握信息将会使个体在群体中获得影响力,所以就发生了我们经常听到的故事,总经理讲了100%,副总只讲80%,到经理那只剩下60%,到主管那儿40%,最后员工就得到了20%,大部分信息都给过滤掉了,这种现象在提倡个人主义的民族中很常见。 2.时间压力 要做出决策的紧迫程度也会影响到组织的沟通,也就是“芝麻绿豆原理”,这方面出名的例子是英国议会,在讨论骑马要不要带安全帽这个问题上,英国议会一来二去的吵了三年都没定下来,决定和阿根廷开战打法兰克福岛,三天,就下了决心,可见时间压力在组织沟通中的影响。 3.地位差异 一般而言,下行沟通要比上行沟通来的容易,因为领导总是高高在上,员工都缺乏主动精神,不太愿意主动和领导打交道,这就容易造成上行沟通缓慢,相比之下,下行沟通就相对要容易些,没那么多顾忌。 4.信息扭曲 有的员工为了得到更多的表扬或更多的获取,故意夸大自己的工作成绩;有些人则会掩饰部门中的问题。任何信息的扭曲都使管理者无法准确了解情况,不能做出明智的决策。而且,扭曲事实是一种不道德的行为,会破坏双方彼此的信任。 5.缺乏反馈 很多时候组织沟通过程缺乏反馈,这也是造成信息不畅的重要原因,信息传递过去了,结果没了回路,也不知道这信息到底是否符合要求,反正是传过去了,最终没有任何结果。 6.情绪干扰 人处于愤怒,悲伤,喜悦,痛苦,害怕,激动这六种典型的情绪下所进行的交流,传达的信息是完全不同的,这会严重干扰到沟通的质量,严重时甚至对企业造成无可挽回的损失。 7.文化背景 影响一个人语言风格最为明显的三个因素是年龄,教育,文化背景,不同的人讲出来的话,在具有不同背景的人听来可能就是完全不同的意思。 此外,对沟通形成干扰的因素还有刻板印象,认知偏误,专业术语,首映效益,投射倾向等。 二、克服组织沟通中的障碍 1. 运用反馈 很大一部分的沟通障碍都可以通过有效的反馈来克服这些障碍,我们可以通过多种途径获得反馈,一方面我们可以通过观察信息接受者的面部表情,神态来得到相关信息,另一方面,也可以通过让接受者复述的方式以保证信息的质量。由上向下的反馈却需要上层结构的重视,否则影响企业运作效率。 2.积极倾听 积极的倾听并不是简单的听,它不仅要用耳,而且要用心。有效的倾听有两个层次的功能:既帮助接收者理解字面意思,也理解对方的情感。好的倾听者不仅听到对方说的内容,而且了解对方的感受和情绪。同时,有效倾听的管理者还发出了一个重要信号——他们关心员工。虽然许多人并不是富有技巧的倾听者,但可以通过训练提高倾听技能。 3. 鼓励交流 鼓励员工向他们的主管或更高管理层反映困扰他们的问题。这样做的目的是去除向上沟通的障碍。但这实施起来并不容易,因为在管理者和员工之间常常有真实的和想象的障碍。虽然管理者的门是打开的,但心理的和社会的障碍依然存在,使员工不愿意走进管理者的门。对管理者来说,更有效的开放政策是走出自己的房间,与员工打成一片。管理者可借此了解比以往坐在办公室里更多的信息。这种做法可描述为走动式管理,管理者以此发起与大量员工的系统接触。通过走出办公室,管理者不仅从员工中得到重要的信息,并利用这一机会建立平等和友善的工作氛围。这种做法将会使双方都能受益。 4.选择语言 对于不同的人群,选择不同的说话方式。与技术人员交谈,可以使用专门的术语,可方便交流,在文职人员面前,就不能乱用术语了,那样只会造成沟通不畅。一个较为行之有效的办法是简化用语,用精炼的话语,清楚的表达意思,最大可能的减少沟通障碍。 5.适时提问 管理者可以通过提出一些有意的问题来鼓励下属向上沟通。这一措施向员工表明管理层对员工的看法感兴趣,希望得到更多的信息,重视员工的意见。问题有很多种形式,但最常见的是开放式和封闭式。开放式问题是引入一个广泛的主题,给大家机会以不同的方式表达。相反,封闭式问题是集中于一个较窄的主题,请接收者提供一个较为具体的答案。无论是开放式的问题还是封闭式的问题,都能很好地推动上行沟通。 6.进行培训 提高员工的“软”技能,仅仅依靠员工自发的提高沟通技能,克服沟通障碍,是一个缓慢而效率低下的过程,组织如果希望减少不必要的沟通成本,可以通过组织相应的演讲培训,提高员工整体的沟通技能,这是解决沟通障碍的一个快速而行之有效的办法。
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